אילו קשיים יכולים להתגלות ברכישת מערכת CRM?

רכישה של מערכת CRM אינה עניין של מה בכך ויכולים להתגלות בה קשיים רבים. ראשית המערכת יכולה לעלות לנו הרבה יותר ממה שחשבנו ולגרום לנו להוצאה כספית שלא חשבנו עליה. בנוסף יתכן והמערכת לא מותאמת בדיוק לארגון שלנו ונדרש לבצע התאמות בין המערכת ובין הארגון. לא רק זאת אלא שבעיה נוספת שעלולה לצוץ היא העובדה שלעתים אנו חושבים יותר מדי מה ליישם, כיום ניתן להכניס הכול למערכת וארגונים רבים טובעים בים המידע שבו אנו עורכים את המערכת ויש לקחת זאת בחשבון כאשר אנו מתלבטים כיצד להשתמש במערכת. שימוש יתר במערכת יכול לגרום לסרבול בתהליכי העבודה, להוצאה כספית מיותרת ולכך שבסופו של יום לא ישתמשו במערכת בפועל. לבסוף אחת הבעיות האקוטיות ביותר עליהן נרחיב את היריעה היא בהטמעת המערכת.

מה הבעיה הספציפית בהטמעה?

כאשר אנו חושבים על הטמעה לא עולה בראשנו קשת הבעיות שבהן ניתקל. הטמעה היא למעשה שלב יישום המערכת בארגון וככזאת היא השלב החשוב ביותר בהכנסת מערכת לשימוש. הקושי הראשון שמתגלה במערכות CRM הוא העבודה שהן תלויות בגורם אנושי. גם המערכת הטובה ביותר לא תעבוד ללא הזנה של גורמים אנושיים את הנתונים שאמורים להיות בה. לכן אם המשתמשים לא עושים שימוש במערכת erp או crm אנו ניתקל לבעיה קשה. לכן בכל הטמעה של המערכת ישנו את שלב החינוך של האנשים להשתמש במערכת אחרת אם לא יעשו זאת המערכת לא תעבוד. בעיה נוספת היכולה לצוץ בהטמעה של המערכת היא בעיה טכנית, עומס יתר על המערכת יכול לגרום לה לעבוד באופן איטי ולגרום לבעיות קשות בתפעול המערכת.

כיצד ניתן לפתור את הבעיה?

ראשית כפי שכבר אמרנו בכדי לפתור את הבעיה הראשונה יש לחנך את האנשים להשתמש במערכת ועלינו ללמדם כיצד לעשות זאת. ככל שיותר מטמיעים יועסקו בחודשים הראשונים כך המערכת תהיה ברמה גבוהה יותר ואנו נוכל להיות יותר מרוצים מהמערכת החדשה שלנו. בכדי לפתור את אטיות המערכת יש לחשוב על כך עוד בשלב הפיתוח של המערכת. עלינו להתייחס לכך שבמערכת ישתמשו הרבה משתמשים ולפתור את הבעיה בקלות יחסית על ידי הגדלת נפח הפעילות שלפיה המערכת יכולה לעבוד. חברה טובה תדע כיצד להתמודד עם כלל הבעיות הללו ולהצליח לפתור אותן בקלות יחסית וזוהי הסיבה מדוע לא כדאי ללכת לסתם חברת שתיישם את המערכת בארגון שלנו אלא לחברה אמינה וטובה שתעשה זאת.